คำถามจากผู้เข้ารับฟังชี้แจงในวันที่ 27 กันยายน 2566
วันที่ประกาศ : 2 ตุลาคม 2566
วีดีโอชี้แจงระบบสารสนเทศบริการวิชาการ ในวันที่ 27 กันยายน 2566
คำถามจากผู้เข้ารับฟังชี้แจงในวันที่ 27 กันยายน 2566
1.ระบบใหม่นี้ ดีกว่าระบบเก่าอย่างไรคะ ขออภัยค่ะ หากชี้แจงแล้ว เพิ่งเข้ามาคะ
ข้อดีของระบบงานใหม่
- ลดระยะเวลาในการขออนุมัติโครงการและประหยัดทรัพยากรกระดาษ เพราะเปลี่ยนจากการเดินด้วยเอกสารเสนอผู้บังคับบัญชาตามลำดับชั้น เป็นการเสนอเอกสารออนไลน์ในระบบสารสนเทศบริการวิชาการ (ระบบฐานข้อมูลพัฒนาวิชาการ เดิม)
- การเสนออนุมัติผ่านลำดับบังคับบัญชาในหน่วยงาน หัวหน้าโครงการอยู่ที่ไหนก็สามารถลงนามได้ หัวหน้าภาควิชา คณบดี รองอธิการบดี อธิการบดี ทุกคณะ สำนัก ทุกวิทยาเขต ขอแค่มีอินเตอร์เน็ต และรองรับการทำงานได้ทุก plat form
2. กรณีใช้ระบบออนไลน์ แล้วประสงค์ขอลดค่าอำนวยการต้องทำอย่างไรคะ
หัวหน้าโครงการทำบันทึกขอจัดสรรค่าอำนวยการต่ำกว่าที่มหาวิทยาลัยกำหนด(ลดค่าอำนวยการ) เป็นเอกสารเหมือนเดิมพร้อมแนบเอกสารที่เกี่ยวข้อง และเสนอผู้บังคับบัญชาลงนามพร้อมให้ความเห็นเกี่ยวกับการขอจัดสรรค่าอำนวยการต่ำกว่าที่มหาวิทยาลัยกำหนด และส่งเอกสารมายัง สำนักงานนวัตกรรมและพันธกิจเพื่อสังคม (ส.น.ส) ซึ่งอำนาจในการอนุมัติจัดสรรค่าอำนวยการต่ำกว่าที่กำหนดอยู่ที่อธิการบดี
สำหรับการขออนุมัติดำเนินโครงการ มก.พว. 01 ให้จัดทำในระบบสารสนเทศบริการวิชาการ ในคราวเดียวกัน ในรูปแบบออนไลน์
3.ระบบสารสนเทศบริการวิชาการนี้ดึงข้อมูลเข้าระบบภาระงานแบบอัตโนมัติได้เลยหรือไม่ ทั้งงานพัฒนาวิชาการและพัฒนาฯเชิงวิจัย
ตอนนี้ระบบยังไม่ได้เชื่อมต่อกัน
4. การขอมอบอำนาจ และไม่มอบอำนาจมีเงื่อนไขอย่างไรคะ
กรณีมีการขอมอบอำนาจจากมหาวิทยาลัยไปลงนามในสัญญาจ้าง บันทึกข้อตกลง หรือ ใบสั่งจ้าง ให้หัวหน้าโครงการจัดทำคำขออนุมัติดำเนินโครงการในระบบสารสนเทศบริการวิชาการ (มกพว.01) และ ในระบบจะมีเมนูสร้างหนังสือมอบอำนาจ ด้วยตนเอง เมื่อดำเนินการเสร็จแล้วในระบบส่งพิจารณาออนไลน์ อนุมัติตามวงเงินงบประมาณของโครงการ
กรณีไม่มีมอบอำนาจ หัวหน้าโครงจัดทำคำขออนุมัติตาม แบบมก.พว.01 ในระบบสารสนเทศบริการวิชาการ ส่งพิจารณาออนไลน์ อนุมัติตามวงเงินงบประมาณของโครงการ
5.สอบถามเพิ่มเติมเนื่องจากโครงการพัฒนาวิชาการ มีผู้ลงนามหลายท่าน เมื่อมีระบบออนไลน์แล้ว จนกว่าจะสิ้นสุดการลงนามทั้งหมด คาดการณ์ว่าจะใช้ระยะเวลาเร็วขึ้นกว่าเดิมหรือไม่คะ
เร็วกว่าเดิม เนื่องจากเป็นการส่งข้อมูลออนไลน์ให้ผู้บังคับบัญชาของหน่วยงานท่านพิจารณาและอนุมัติโครงการ ทั้งนี้ทางหัวหน้าโครงการจะต้องดำเนินแนบข้อมูลประกอบในการพิจารณาในระบบให้ครบถ้วน สมบูรณ์ ทั้งนี้ไม่ว่าท่านอยู่ที่ไหนก็ลงสามารถลงนามได้
6. หลังจากเรื่องขอจัดสรรค่าอำนวยการต่ำกว่าที่มหาวิทยาลัยกำหนด (ลดค่าอำนวยการ) ได้รับการอนุมัติจากอธิการบดีแล้ว หัวหน้าโครงการต้องดำเนินการอะไรในระบบสารสนเทศหรือไม่คะ หรือว่าทาง สนส. จะอัพเดตในระบบให้คะ
หัวหน้าโครงการดำเนินโครงการที่ได้รับอนุมัติได้ตามปกติ ทางสำนักงานนวัตกรรมและพันธกิจเพื่อสังคม (สนส.) จะดำเนินการเพิ่มข้อมูล (อัพไฟล์) บันทึกขอลดค่าอำนวยการของโครงการนั้นในระบบสารสนเทศบริการวิชาการ และส่งเอกสารคืนตามลำดับชั้น
7. ในหน่วยงานจะมีเจ้าหน้าที่ ตรวจสอบความถูกต้องของการแจกแจงค่าใช้จ่าย และการจัดสรรค่าอำนวยการให้กับหน่วย/ฝ่ายกี่% หากเป็นระบบนี้ เจ้าหน้าที่ ไม่สามารถตรวจสอบความถูกต้องดังกล่าวได้เพราะจากหัวหน้าโครงการเสนอไปให้ ผอ. พิจารณาเลย
เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานจะไม่สามารถเห็นโครงการที่เปิดใหม่ในระบบสารสนเทศบริการวิชาการได้ นอกจากผู้ที่เกี่ยวข้องในการพิจารณาโครงการและรับรองเอกสารทางการเงิน เป็นผู้มีสิทธิ์ตามที่ สนส.ขอระดับสิทธิ์ไป ประกอบด้วยหัวหน้าโครงการ หัวหน้าภาควิชา คณบดี ผอ.สำนัก งานการเงินคณะ งานการเงินวิทยาเขต หัวหน้าสำนักงานเลขานุการคณะ รองอธิการบดี และเจ้าหน้าที่วิทยาเขตเครือข่าย 3 วิทยาเขต ซึ่งในทุกระดับสิทธิ์ จะเห็นเฉพาะที่เกี่ยวข้อง
8. แบบมก.พว.01 ภาควิชาสามารถ load เก็บข้อมูลได้หรือไม่
สามารถดาวน์โหลดได้ตามระดับสิทธิ์
9. กรณีหัวหน้าโครงการรับงาน กับ บ.เอกชน ในระบบสารสนเทศบริการวิชาการนี้ ต้องให้นิติกร ตรวจร่างสัญญาและถ้าหาก หัวหน้าโครงการ ไม่ประสงค์ ให้ตรวจสัญญา ต้องทำอย่างไร
แนวปฏิบัติในการดำเนินโครงการพัฒนาวิชาการและมีการลงนามในสัญญาจ้างกับภาคเอกชนนั้น หัวหน้าโครงการต้องขออนุมัติดำเนินโครงการ (มก.พว.01) และส่งสำเนาสัญญาจ้าง (ร่าง) ให้นิติกรตรวจสอบรายละเอียดในสัญญาก่อน เนื่องจากการทำงานของหัวหน้าโครงการดำเนินการในนามของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ และรับมอบอำนาจจากมหาวิทยาลัยไปลงนามแทนอธิการบดี ถ้าหากหัวหน้าโครงการ ไม่ประสงค์ให้ตรวจสัญญาจ้างให้แจ้งในบันทึกข้อความในระบบสารสนเทศ และบอกเหตุผลและรายละเอียดได้
10. หน่วยงานราชการภายนอกต้องใช้ลายเซ็นจริงในเอกสารมอบอำนาจลงนามสั่งจ้างและรับเงินค่าจ้าง การส่งเอกสารจะต้องดำเนินการอย่างไรครับ เพราะ หัวหน้าโครงการ ทำเอกสารผ่านระบบ
เมื่อหัวหน้าโครงการดำเนินการจัดทำ มก.พว.01 ในระบบสารสนเทศบริการวิชาการ และ กดส่งตามลำดับชั้น เมื่อถึงขั้นตอนทำหนังสือมอบอำนาจสามารถทำได้เลย และกดส่งตามขั้นตอน สำนักงานนวัติกรรมและพันธกิจเพื่อสังคม (สนส.) หรือ เจ้าหน้าที่สำนักวิทยาเขต ที่หัวหน้าโครงการสังกัด จะเป็นผู้นำเอกสารหนังสือมอบอำนาจออกจากระบบและเสนอผู้บริหารลงนามในเอกสารลายเซ็นจริง (เอกสารแนบเหมือนเดิม) และจะคืนเอกสารหนังสือมอบอำนาจ คืนตามลำดับชั้น
ขั้นตอนที่ 1 คลิกเมนู หนังสือมอบอำนาจ
ขั้นตอนที่ 2 คลิก ปุ่มเพิ่มหนังสือมอบอำนาจ
ดาวน์โหลดดคู่มือการใช้งานระบบ คลิก
11. การเบิกเงิน และจัดสรรค่าอำนวยการต้องทำในระบบหรือไม่
การเบิกเงินโครงการใช้แบบฟอร์มเดิมที่กองคลังกำหนด แต่การจัดสรรค่าอำนวยการบริการ 15% ดำเนินการกรอกในระบบสารสนเทศบริการวิชาการโดยหัวหน้าโครงการ ใช้บันทึกการโอนงวดเงินที่มีในระบบสารสนเทศฯ และพิมพ์ออกมาเป็นเอกสารเสนอตามขั้นตอน เหตุผล ที่กรอกการโอนจัดสรรค่าอำนวยการ ในระบบสารสนเทศบริการวิชาการ เนื่องจากหัวหน้าโครงการจะทราบการรับเงินและการจัดสรรเงินทุกครั้ง และสามารถเห็นหรือติดตามสถานะว่าได้รับเงินกี่ครั้งและจัดสรรกี่ครั้ง จำนวนเงินเท่าใด
12. แบบโอนจัดสรรค่าอำนวยการ ไม่ต้องทำเอกสารส่งกองคลังแล้วใช่หรือไม่
ยังต้องนำเอกสารนำส่งฝากและเบิกเงินกองคลังเหมือนเดิม แต่ระบบสารสนเทศบริการวิชาการ อำนวยความสะดวกเพื่อเก็บเป็นข้อมูลของโครงการ ซึ่งสามารถ Print เอกสารเสนอตามลำดับเพื่อส่งไปกองคลังเหมือนเดิม (คำตอบเหมือนข้อ 11)
13. ระบบสารสนเทศบริการวิชาการเริ่มใช้ 2 ต.ค. 66 นี้ใช่หรือไม่
เริ่มใช้วันที่ 2 ต.ค.66 เป็นต้นไป
14. เรื่องสิทธิ์การลงนามค่ะ ไม่ทราบว่าถ้าเป็นทั้งหัวหน้าโครงการด้วย แล้วเป็นหัวหน้าภาควิชาด้วยจะมีปัญหาไหมคะ
ไม่มีปัญหาค่ะ ถ้าแจ้งสิทธิ์มายัง สนส.แล้วพบว่ามีสิทธิ์เพิ่มเป็นหัวหน้าภาควิชา จะใช้เมนูการพิจารณาคนละส่วนกันค่ะ หัวหน้าโครงการเลือกแบบคำขออนุมัติตามแบบที่ต้องการ หัวหน้าภาควิชาใช้เมนูพิจารณา/อนุมัติโครงการ
15. การกรอกแบบฟอร์มต่างๆ ในระบบออนไลน์พอเข้าใจได้ที่จะช่วยให้เอกสารเร็วขึ้น ฝากกระบวนการตรวจสอบเอกสารข้อตกลงโครงการของนิติกร ช่วยเร่งเวลาให้เร็วขึ้นสอดคล้องกับการอนุมัติแบบ มก พว 01 ด้วยค่ะ
รับทราบจะดำเนินการประสานงานแจ้งนิติกรให้เร่งดำเนินการ
16. หากต้องการจัดสรรค่าอำนวยการที่ไม่ใช่หน่วยงานระดับภาควิชา เช่น สาขาวิชา จะสามารถดำเนินการได้อย่างไร
ตามข้อบังคับว่าด้วยการพัฒนาวิชาการ พ.ศ. 2559 ข้อที่ 13 ให้จัดสรรได้ตั้งแต่หน่วยงานระดับภาควิชา หากต้องการจัดสรรให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้อให้เป็นการจัดสรรภายในหรือตกลงภายในหน่วยงาน
17. การยื่นขอมอบอำนาจจากมหาวิทยาลัยขอเป็นยื่นแบบออนไลน์ได้หรือไม่
เป็นการยื่นและกรอกข้อมูลในระบบสารสนเทศบริการวิชาการของมหาวิทยาลัยได้เลยค่ะ (คำตอบเมือนข้อ 10) ซึ่งหนังสือมอบอำนาจจากมหาวิทยาลัย จะต้องใช้แนบเอกสารต่างๆกับหน่วยงานภายนอกเช่นสัญญาจ้าง ข้อตกลง หรือใบสั่งจ้าง ดังนั้นยังต้องใช้เอกสารลงนามมอบอำนาจที่เซ็นด้วยปากกา
18. ผู้ประสานงานในคณะ สำนัก สถาบัน สามารถขอสิทธิ์ ดูจำนวน โครงการใหม่ได้หรือไม่
ปัจจุบันไม่สามารถดูได้ค่ะ
19.การเตรียมความพร้อมของผู้พิจารณาและอนุมัติในแต่ละระดับมีความพร้อมไหนระดับไหน อาจเกิดปัญหาทางหัวหน้าโครงการต้องโทรตามให้ลงนามทีละขั้นหรือไม่
สำนักงานนวัตกรรมและพันธกิจเพื่อสังคม ได้จัดทำบันทึกชี้แจงและแจ้งหน่วยงาน ทุกคณะและทุกวิทยาเขต ในการใช้ระบบสารสนเทศบริการวิชาการ เบื้องต้น และจักดำเนินการแจ้งในที่ประชุม กบม. ให้ทราบต่อไป และ สำนักงานนวัตกรรมและพันธกิจเพื่อสังคม จัดโครงการสัญจรในการดำเนินโครงการพัฒนาวิชาการในระบบสารสนเทศบริการวิชาการ ในปีงบประมาณ 2567 ในทุกคณะ และวิทยาเขต หรือตามที่หน่วยงานร้องขอ
20.ระบบสารสนเทศบริการวิชาการ เป็นนี้ลายเซ็นต์อิเล็กทรอนิกส์ แต่ถ้าทำงานร่วมกับภาคเอกชนเอกสารต้องลงนามจริงในการเบิกจ่ายเงินจะทำอย่างไร
ลายเซ็นต์อิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบสารสนเทศบริการวิชาการ ใช้สำหรับการดำเนินโครงการพัฒนาวิชาการในหน่วยงานภายในมก. ตามประกาศ ด้านล่างคะ
ข้อมูลภายใน มก. (ระบบสารสนเทศบริการวิชาการ) เท่านั้น เอกสารที่จะต้องส่งออกข้างนอกยังต้องจัดทำเอกสารเป็นการลงนามจริง
21.ระบบใหม่นี้มีโอกาสไปเชื่อมกับ KUR3 ของ สวพ ไหมครับ หรือเชื่อมกับระบบ KU-work ได้ไหม
ปัจจุบันยังไม่เชื่อมกับระบบใดที่กล่าวมา การเชื่อมโยงจะต้องหารือร่วมกันกับเจ้าของระบบอื่นด้วย
22. การมอบอำนาจให้ลงนามในนามมหาวิทยาลัย สามารถมอบอำนาจให้ผู้ร่วมโครงการลงนามแทนหัวหน้าโครงการได้หรือไม่ครับ
สามารถทำได้โดยระบุรายละเอียดพร้อมเหตุผลในบันทึกข้อความ และมีรายชื่อในมกพว.01 และจัดทำหนังสือมอบอำนาจโดยระบุผู้ที่ลงนามในนามมหาวิทยาลัย ซึ่งผู้มอบอำนาจต้องเป็นอธิการบดีหรือรองอธิการบดีที่ได้รับมอบหมาย เท่านั้น
23 สำหรับโครงการเก่า จะมีชื่อโครงการในระบบฐานข้อมูลอยู่แล้วใช่ไหมคะ ซึ่งจะสามารถทำเรื่องการเบิกเงินและโอนจัดสรรในระบบ และส่งเป็นเอกสารให้คณะถูกต้องไหมคะ และโดยปกติจะต้องมีการทำเรื่องนำส่งเงินก่อน อย่างนี้ต้องใช้แบบฟอร์มไหนคะ
เอกสารเบิกเงินโครงการ 85% และจัดสรรค่าอำนวยการ 15 % ทำในระบบและ Print เป็นเอกสารส่งคณะแบบเดิม ส่วนบันทึกนำส่งเงินให้ใช้แบบเดิมได้ (คำตอบข้อ 11 และ 12 )
24. การขอลดค่าอำนวยการด้วย paper ให้ทำควบคู่พร้อมๆ กับเปิด มก.พว.01 ในระบบ เลยใช่ไหมคะ (โดยในระบบเปิดค่าอำนวยการที่ 15% ไปก่อน) หลังจากขอลดอนุมัติด้วย paper แล้ว ระบบจะไปปรับให้หรือยังไงคะ ขออธิบายรายละเอียดนิดหนึ่งค่ะ
(คำตอบข้อ 2) ทำบันทึกขอลดค่าอำนวยการเป็นเอกสารเสนอผ่านลำดับบังคับบัญชา โดยให้ผู้บังคับบัญชาให้เหตุผลเพิ่มเติมจากที่ หัวหน้าโครงการแจ้งว่าเห็นควรอย่างไรที่จะให้โครงการดังกล่าวลดหย่อนค่าอำนวยการ จัดทำมาพร้อม แบบ มก.พว.01 ในระบบสารสนเทศบริการวิชาการ (Online) โดยให้ทำการคิดค่าอำนวยการได้ตามที่ต้องการขอลดหย่อนได้เลย
25. ในการลงนามพิจารณาและอนุมัติแต่ละลำดับชั้น จะมีการแจ้งเตือนให้ทราบทางไหนไหมคะ เพื่อที่จะให้ผู้บริหารแต่ละลำดับขั้นชั้นทราบว่ามีโครงการขออนุมัติโครงการเข้ามาค่ะ หรือว่าต้องคอยสุ่มเข้าระบบเพื่อเปิดดูคะ
ในช่วงแรกของการดำเนินการในระบบสารสนเทศบริการวิชาการ มีการแจ้งเตือนผ่าน Email ของหัวหน้าภาค คณบดี รองอธิการบดี ตามระดับสิทธิ์ ในการพิจารณา และ ทางสำนักงานฯ อยู่ระหว่างดำเนินการพัฒนาการแจ้งเตือนทางไลน์
26. ขอเบอร์ผู้ประสานงานค่ะ หากมีคำถามเพิ่มเติมในการเข้ากรอกระบบค่ะ
งานส่งเสริมและสนับสนุนบริการวิชาการ โทร.029428812-5 ต่อ 410 สายใน 611936-9 ต่อ 410 และ612050-1